Lista imprimible para la transición contable

En cada etapa, registre el período, documentos recibidos, responsable, fecha y pendientes. Marque la conclusión solo después de validar la información.

1. 1. Contrato y comunicación formal

   • Revisar el contrato, aviso, alcance, cobros y cláusulas de terminación.
   • Formalizar la decisión por el canal contractual y conservar el protocolo.
   • Registrar los contactos responsables de ambos despachos y la empresa.
   • Listar los servicios adicionales y entregas finales pendientes.

   Responsable / fecha / pendientes:

2. 2. Período de corte y responsabilidades

   • Definir el último período del despacho anterior y el primero del nuevo.
   • Relacionar cada obligación en curso, responsable y fecha prevista.
   • Confirmar quién tratará rectificaciones, fiscalizaciones y pendientes históricos.
   • Mantener un calendario compartido hasta la aceptación final.

   Responsable / fecha / pendientes:

3. 3. Documentos societarios

   • Obtener los documentos constitutivos y modificaciones o versión consolidada vigente.
   • Obtener el CNPJ, inscripciones, licencias y registros aplicables.
   • Actualizar los socios, administradores, participaciones y contactos.
   • Reunir los contratos relevantes para el tratamiento contable cuando corresponda.

   Responsable / fecha / pendientes:

4. 4. Situación fiscal, contable y laboral

   • Identificar declaraciones, pagos, fraccionamientos y trámites pendientes.
   • Consultar certificados y notificaciones aplicables.
   • Relacionar conciliaciones, cierres y estados contables incompletos.
   • Mapear vacaciones, ausencias, altas, bajas y eventos de nómina pendientes.

   Responsable / fecha / pendientes:

5. 5. Historial por área

   • Contabilidad: balances de comprobación, estados, libros, plan de cuentas y saldos iniciales.
   • Fiscal: libros, liquidaciones, declaraciones, archivos transmitidos y recibos de los períodos requeridos.
   • Personal: registros, nóminas, cargas, comprobantes e historial de eventos.
   • Finanzas y patrimonio: extractos, conciliaciones, activos fijos, existencias, préstamos y contratos relevantes.

   Responsable / fecha / pendientes:

6. 6. Autorizaciones y accesos seguros

   • Inventariar portales, autorizaciones electrónicas, usuarios y permisos.
   • Crear accesos individuales o nuevas autorizaciones con los permisos mínimos necesarios.
   • Revocar los permisos del prestador anterior al finalizar su responsabilidad.
   • Nunca enviar contraseñas personales ni claves privadas por correo, hoja de cálculo o mensaje.

   Responsable / fecha / pendientes:

7. 7. Validación de saldos iniciales

   • Conciliar bancos, clientes, proveedores, impuestos, nómina, préstamos y patrimonio.
   • Documentar diferencias, materialidad y responsables de ajustes.
   • Confirmar que los saldos iniciales coinciden con el cierre recibido.
   • Distinguir las inconsistencias históricas del movimiento corriente.

   Responsable / fecha / pendientes:

8. 8. Canales y calendario

   • Definir el canal oficial para documentos, consultas y aprobaciones.
   • Fijar las fechas de facturas, extractos, nómina e información financiera.
   • Nombrar responsables y sustitutos en la empresa.
   • Acordar el formato de informes, reuniones y avisos de vencimiento.

   Responsable / fecha / pendientes:

9. 9. Primer ciclo asistido

   • Realizar la reunión inicial con calendario, responsables y prioridades.
   • Validar registros, nómina, facturación e integraciones antes del primer cierre.
   • Revisar pagos, informes y entregas del primer ciclo.
   • Registrar los ajustes y actualizar la lista operativa.

   Responsable / fecha / pendientes:

10. 10. Aceptación y cierre

    • Confirmar la recepción y validación de los archivos inventariados.
    • Listar los pendientes con responsables y fecha de conclusión.
    • Archivar comunicaciones, protocolos y calendario final.
    • Obtener la aceptación de los responsables antes de dar por concluida la migración.

    Responsable / fecha / pendientes: