ECD obrigatória em 2026: quem precisa entregar, prazos e penalidades

A Escrituração Contábil Digital (ECD) deixou de ser exclusividade do Lucro Real. Em 2026, com regras consolidadas pela Instrução Normativa RFB nº 2.003, boa parte das empresas no Lucro Presumido também precisa entregar — e a multa pode chegar a 0,25% da receita bruta por mês de atraso.

O que é a ECD

A ECD é a versão digital dos livros contábeis tradicionais (Diário, Razão e Balancetes), transmitida via SPED Contábil em arquivo único, validado e assinado digitalmente. Substitui a obrigação de manter livros impressos e registrados em junta comercial.

Quem está obrigado em 2026

Lucro Real: todos, sem exceção;
Lucro Presumido: obrigatório quando a empresa distribui lucros aos sócios em valor superior ao apurado pela presunção (regra mantida desde 2023);
Imunes e isentas: obrigadas se auferirem receitas, doações ou aplicações financeiras superiores a R$ 4,8 milhões/ano;
Sociedades em Conta de Participação (SCP): obrigatórias junto à escrituração da sócia ostensiva;
Simples Nacional: dispensadas, em regra. Excepcionalmente obrigadas quando recebem aporte de fundos de investimento (Lei Complementar 155/2016).

Prazo de entrega

Para o ano-base 2025, a ECD deve ser entregue até último dia útil de junho de 2026 (30/06/2026). Em casos de cisão, fusão, incorporação ou extinção, o prazo é até o último dia útil do mês subsequente ao evento.

Penalidades por não entregar ou entregar com erro

A IN RFB nº 1.422 e atualizações posteriores estabelecem multas pesadas:

Falta de entrega ou atraso: 0,25% da receita bruta do período por mês ou fração, limitado a 10% — com mínimo de R$ 1.500,00 e redução de 50% se entregue antes da intimação;
Entrega com inexatidões, omissões ou incorreções: 3% do valor omitido, inexato ou incorreto, com mínimo de R$ 100,00;
Não atendimento à intimação no prazo: R$ 500,00 por mês ou fração.

Para empresas no Lucro Presumido com receita anual de R$ 5 milhões, três meses de atraso já podem custar R$ 37.500.

Documentos e processos necessários

Plano de contas atualizado, alinhado ao Plano de Contas Referencial da Receita (códigos da Bacen para instituições financeiras);
Balancetes mensais reconciliados (banco, fornecedores, clientes, empréstimos, ativo imobilizado);
Demonstrações financeiras do exercício (BP, DRE, DLPA/DMPL);
Termo de abertura e encerramento — preenchidos automaticamente pelo sistema;
Certificado digital A1 ou A3 (válido) do responsável legal e do contador (CRC ativo).

ECD e ECF: não confunda

A ECD é a parte contábil; a ECF (Escrituração Contábil Fiscal) é a parte que apura IRPJ e CSLL. Uma empresa obrigada à ECD também é obrigada à ECF, com prazo de entrega tradicionalmente em julho. As duas conversam entre si — erros na ECD aparecem na ECF e podem gerar autuação.

Lucro Presumido: por que tantas empresas estão sendo pegas

A regra de obrigatoriedade no Presumido pega muita empresa de surpresa porque depende da política de distribuição de lucros. Resumidamente:

A presunção do lucro tributável é, por exemplo, 32% sobre receita de serviços. Sobre isso paga-se IRPJ + CSLL;
A Receita aceita que esse lucro presumido líquido seja distribuído isento de IR;
Se a empresa distribui mais do que isso (porque o lucro contábil real é maior), precisa provar pela ECD que o excedente é lucro contábil isento;
Sem ECD, o excedente vira distribuição disfarçada de lucros e é tributado como renda dos sócios na pessoa física.

Na prática: se a sua empresa Presumido distribui mais do que o lucro presumido líquido, entregar ECD é a saída para manter a isenção dos sócios.

Como a Phinan conduz

Para clientes do nosso escritório, a ECD é resultado natural da escrituração mensal: chegamos no fechamento do exercício com balancetes reconciliados, plano de contas alinhado ao referencial e certificado digital ativo do responsável. Entregamos no prazo, com plano de contas auditado e comparativo com a ECF — sem surpresas em junho/julho.

Quer revisar se sua empresa está obrigada e se o seu contador atual está preparado? Fale com a Phinan ou conheça nossa contabilidade para Lucro Presumido.